Наша миссия: Создавать лучшее, внедрять эффективное, продвигать везде
Карта сайта
Главная » Библиотека » Типовые бланки » Порядок деятельности рабочих групп

Порядок деятельности рабочих групп

PDF
УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор _____

Рег. №            

Приложения: 2

Формы:           нет

Инициатор:   

Вовлеченные: все подразделения

 

______________ /_____/

«___»________ 200_ г.

ДСП
 

 

 

ПОРЯДОК

деятельности Рабочих групп в _______

  1. 1.       Общие положения.

1.1.      Настоящий Порядок регламентирует процесс деятельности рабочих групп при разворачивании проекта …….

1.2.      Определение: Рабочей группой (РГ) является коллектив сотрудников ………, сформированный решением Генерального директора …… на определенный срок для разворачивания проекта TPS.

1.3.      Рабочая группа призвана объединить в своем составе сотрудников, навыки и квалификация которых оптимальным образом отвечают достижению целей и решению задач, поставленных перед данной рабочей группой.

  1. 2.     Классификация Рабочих групп в ______.

2.1.      Классификация Рабочих групп в …….. проводится по признакам: отражение в штатном расписании ……… (проектные / временные) и время действия (на долгосрочной основе / на краткосрочной основе). Согласно этим признакам существуют 2 вида рабочих групп:

­

Группы

 

Параметр 

ПРОЕКТНЫЕ  (штатные)

ВРЕМЕННЫЕ  (внештатные)

Время действия

 

На долгосрочной основе

(от 1 до 3 лет и более)

 

На краткосрочной основе

(не более 1года)

Отражение в штатном расписании

 

Да

Нет

 

Проектные (штатные) рабочие группы получают отражение в штатном расписании ……. Данные рабочие группы наиболее приближены по своему статусу к отделам. Их создание связано с решением долгосрочных задач разворачивания проекта ……..

 

Временные (внештатные) рабочие группы не отражаются в штатном расписании ……. и образуются для решения в ограниченный (краткосрочный) промежуток времени задач требующих привлечения специалистов из других подразделений и пр. (например: для реализации кайдзен-прорыва по определенном направлению (шагу, этапу) проекта). По своей сути внештатные рабочие группы являются временными.

  1. 3.     Формирование Рабочих групп.

3.1.      Решение о формировании рабочей группы принимает Генеральный директор ……..
Данное решение отражается в:

q Распоряжении о создании  РГ (Приложение 1);

q Приказе об организационно-штатных изменениях (для проектных рабочих групп) (Приложение 2). 

3.2.      В Распоряжении (см. Приложение 1) о создании рабочей группы (РГ) отражаются:

q Цель создания РГ - обозначение проблематики шага (этапа) проекта, совершенствование которого является причиной создания данной РГ;

q Название РГ;

q Состав РГ - список сотрудников ……, входящих во РГ, с указанием должности, функциональной роли в рамках данной РГ и временных ресурсов (занятость) члена РГ по отношению к основной деятельности (max 50%);

q Задачи РГ - планируемый результат деятельности РГ;

q Сроки выполнения поставленных задач;

q Форма итоговой отчетности по деятельности РГ;

q Ответственное лицо РГ (должность) за предоставление периодичной и итоговой отчетности;

q Срок деятельности РГ - временной интервал, по прошествии которого группа должна быть расформирована, переформирована или ее задачи должны быть пересмотрены. В данном пункте также определяется порядок расформирования РГ (например, распоряжением Генерального директора, по предоставлению итогового отчета, по истечении срока деятельности и т.д.);

q Куратор деятельности РГ от Совета проекта.

3.3.      Проект Распоряжения о создании РГ в обязательном порядке должен пройти согласование руководителей подразделений членов РГ.

3.4.      Распоряжение о создании РГ доводится до всех членов РГ и лиц, курирующих ее деятельность.

3.5.      Образование проектной (штатной) рабочей группы проводится согласно Приказу Генерального директора об организационно-штатных изменениях (Приложение 2). В Приказе должны быть отражены:

q Название Рабочей группы;

q Основные функции Рабочей группы;

q Должностные изменения, связанные с образованием Рабочей группы; 

q Куратор Рабочей группы

  1. 4.     Статус Рабочей группы.

4.1.      Рабочая группа, как любой сформированный коллектив сотрудников, характеризуется статусом, определяющим место и роль группы в управленческой иерархии подразделений ……., характеризующим полномочия, обязанности, ответственность, привилегии и пр. в деятельности членов РГ.

4.2.      Максимальным статусом для Рабочей группы является статус Отдела.

4.3.      Для рабочих групп ……. применяется следующая классификация:

Группы

 

Параметр 

ПРОЕКТНЫЕ (штатные)

ВРЕМЕННЫЕ (внештатные)

 

Полномочия

Утверждаются Должностные и Персональные полномочия для членов РГ. В Должностных полномочиях фигурирует должность сотрудника в РГ согласно штатному расписанию.

Утверждаются  только Персональные полномочия со сроком действия, соответствующим сроку действия РГ

 

Временные ресурсы

 

 

Полная занятость

 

Деятельность

 

Мотивация

В рамках действующих правил на предприятии ……

На весь период действия РГ  устанавливается фиксированный мотивационный фонд. В рамках данного фонда руководитель РГ проводит мотивацию (премирование) ее членов как в период действия РГ, так и по результатам деятельности в целом. Руководитель РГ также имеет право инициировать наложение взыскания на сотрудников РГ (в соответствии с действующими в …….. правилами).

 

  1. 5.     Деятельность РГ.

5.1.      Деятельность РГ осуществляется под руководством руководителя РГ и куратора от Совета проекта.

5.2.      Руководитель РГ имеет полномочия принимать решения по всем вопросам в рамках деятельности группы. При возникновении спорных вопросов между членами РГ и руководителем, члены РГ имеют право выносить их на согласование с куратором РГ от Совета проекта. При возникновении противоречий по вопросам временных ресурсов (занятости) сотрудников в рамках РГ решения должны приниматься по согласованию руководителя РГ и начальника подразделения по "основному месту работы" сотрудника. Преимуществом в данном вопросе обладает начальник подразделения "по основному месту работы" члена РГ.

5.3.      Исходя из Цели и Задач РГ, подготавливается План мероприятий РГ по форме (см. Приложение 3), в котором отображаются:

q  Запланированные мероприятия РГ для решения поставленных задач;

q  График рабочих встреч и других периодических мероприятий членов РГ;

q  График контрольных мероприятий деятельности РГ.

Ответственным за подготовку Плана мероприятий РГ является руководитель РГ. Срок подготовки Плана мероприятий РГ - 5 рабочих дней с момента получения Распоряжения (если иное не указано в Распоряжении).

5.4.      Утверждение Плана мероприятий проводит куратор от Совета проекта. Срок утверждения Плана, при условии отсутствия замечаний, составляет 2 рабочих дня.

5.5.      В соответствии с Планом рабочей группой проводятся мероприятия для достижения поставленных задач в течение всего срока деятельности. При необходимости, данный план может корректироваться (с утверждением изменений у куратора РГ). Первоначальная редакция Плана мероприятий РГ, вместе с утвержденными изменениями к нему, являются основными документами, регламентирующими деятельность РГ.

5.6.      Проведение периодических мероприятий состава РГ (совещания, рабочие встречи, отчеты и др.) осуществляется согласно плану согласованному с куратором РГ.

  1. 6.     Отчетность и завершение деятельности РГ.

6.1.      По истечении срока деятельности РГ (или особого распоряжения Генереального директора) на имя Генерального директора …….  предоставляется итоговый отчет о деятельности РГ в письменной форме (копия куратору), если другая форма не определена в Распоряжении о создании РГ (например, доклад на совещании, проект, контрольный листок и т.д.). К отчету может прикладываться дополнительный материал, отражающий результат деятельности РГ, предложения по дальнейшему решению задач, поставленных перед РГ, предложения по премированию членов РГ и пр. Срок предоставления итогового отчета - не позднее 5 рабочих дней после даты окончания срока деятельности РГ. Ответственный за предоставление - руководитель РГ.

6.2.      На основании итогового отчета Генеральным директором ….. выносится оценка деятельности РГ, состоящая из общей оценки деятельности РГ, оценки решения поставленных задач, а также другой информации оценочного или рекомендательного характера.

6.3.      Согласно пункту о прекращении деятельности РГ (см. Распоряжение о создании), Генеральным директором принимается решение о завершении деятельности (или пересмотре задач, продолжении действия) рабочей группы, которое закрепляется Распоряжением Генерального директора (резолюцией на итоговом отчете).

 

  1. 7.     Архивирование материалов деятельности РГ.

7.1.      При завершении деятельности РГ ее руководителем или назначенным им сотрудником формируется пакет ключевых документов, отражающих деятельность РГ, а именно:

q  Копия распоряжения Генерального Директора ……, на основании которого была сформирована РГ;

q  Согласованный план мероприятий РГ со всеми изменениями и приложениями;

q  Итоговый   отчет   о  деятельности   РГ   (с   приложениями,   если   таковые   имеются), подписанный Генеральным директором;

q  Распоряжение Генеральным директора о прекращении деятельности РГ (если таковое имеется).

Пакет ключевых документов передается в Управляющего исполнительного комитета (УИК), срок предоставления  - 5 рабочих дней с даты Распоряжения о прекращении деятельности РГ (резолюции на итоговом отчете). Ответственный за предоставление - руководитель РГ.

7.2.      Данный пакет документов проходит регистрацию уполномоченным сотрудником УИК и заносится в архив документов ………. по стандартной процедуре.

 

 

 

 

_________________________     /_________/     «___» ___________ 200_ г.

  (Подпись)

 

 

 

 

Согласовано:

 

 

Зарегистрировано:

 

№ _____       _____________ /_____________/   «___»________ 200_ г.

 

 

Доведено

 

 

 

 


Приложение 1

РАСПОРЯЖЕНИЕ №____

 

О создании Рабочей группы (РГ)

 

Организовать следующую Рабочую группу:

Параметр:

Значение:

1

Название РГ

 

2

Цель создания

 

3

Состав РГ
(список участников с указанием должностей и функциональной роли в рамках РГ)

 

Ф.И.О.

Должность

Роль в РГ

Занятость, % (max 50%)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

Задачи РГ

 

Задача

Дата выполнения
(план)

 

 

 

 

 

 

5

Форма итоговой  отчетности

 

Форма отчетности

Ответственный за предоставление

 

 

 

 

 

 

6

Срок действия РГ

 

9

Примечания

 

             

 

_______________ /___________/

(должность,  подпись, ФИО)

 

«____»_________________200_ г.

Исп: _____________, тел. ( _____ )

 Доведено:


Приложение 2

РАСПОРЯЖЕНИЕ №____

 о создании Проектной Рабочей Группы (ПРГ)

 

Организовать следующую Рабочую Группу:

Параметр:

Значение:

1

Название ВРГ

 

2

Цель создания

 

3

Ожидаемый результат 

 

4

Состав РГ
(список участников с указанием должностей и функциональной роли в рамках РГ)

 

Ф.И.О.

Должность

Роль в РГ

(Руководитель, Участник, Администратор)

Занятость, % (max 50%)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

Контролируемые укрупненные задачи РГ

(max 5 задач)

 

Задача

Плановая дата начала и выполнения задачи

Ответственный за результат

Результат

выполнения задачи

1

Укрупненная задача №1

__.___._____г.

__.___._____г.

 

 

2

Укрупненная задача №2

__.___._____г.

__.___._____г.

 

 

3

Укрупненная задача №3

__.___._____г.

__.___._____г.

 

 

4

Укрупненная задача №4

__.___._____г.

__.___._____г.

 

 

5

Укрупненная задача №5

__.___._____г.

__.___._____г.

 

 

6

Срок действия РГ

Плановая дата окончания срока действия РГ ________________.

(плановая дата окончания срока действия РГ)

11

 

7

Порядок расформирования

Датой окончания существования РГ считать дату принятия решения о закрытии РГ на основании Распоряжения Генерального/ Функционального директора и Итогового отчета о деятельности РГ.

8

Куратор РГ

 

9

Заказчик результатов деятельности РГ

Пункт заполняется в случае, если Генеральный/ функциональный директор не является Заказчиком результатов РГ.

10

Мотивация участников РГ

Приведена в Приложении 4.

Пункт заполняется вместе с Приложением 4 в случае, если принимается решение о премировании участников РГ.

                   

 

 

 

________________ _______________ /      И.О.Фамилия     /

 

«____»_________________200__ г.

Исп: _____________, тел. ( _____ )

 

 

 

Номер: _____           _______________     ________________.

(Должность)                      (подпись)                                  (И.О.Ф.)

« ___ » ______________ 200__ г.

 

 

Согласовано

<Должность Заказчика ПРГ>

 

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

Руководитель отдела персонала

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Должность «владельца» трудового ресурса>

 

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

 

 

 

<Должность «владельца» трудового ресурса>

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

 

Доведено

<Руководитель ПРГ>

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Администратор ПРГ>

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

<Должность Участника ПРГ>

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

 

 

 

<Должность Участника ПРГ>

_______________

/И.О. Фамилия/

"____"___________200__г.

 


Приложение 3

См. файл Приложение 3 План мероприятий РГ.xls

 

Приложение 4

 

См. файл Приложение 4 Мотивационный фонд ПРГ.xls